UvA-HvA-diensten willen ‘Service en Expertisecentrum’ worden
‘De diensten gaan opereren als één.’ Dat is het belangrijkste uitgangspunt van het plan dat de directeuren van de gezamenlijke UvA-HvA-diensten hebben opgesteld. De werktitel voor die diensten is ‘Service en Expertisecentrum’.
Begin dit jaar besloten de besturen van HvA en UvA na veertien jaar uit elkaar te gaan. De diensten die de afgelopen jaren zijn gaan samenwerken blijven echter bij elkaar. Het gaat daarbij om het Administratief Centrum, de bibliotheek, Facility Services en ICT ServicesVoor de afdelingen Studentenzaken (HvA) en Student Services (UvA) is een apart plan opgesteld.. Zij zouden ‘geoptimaliseerd’ worden, besloten het HvA- en UvA-bestuur dit voorjaar. De directeuren van die diensten hebben een plan geschreven over hoe dat in hun ogen zou moeten gebeuren.
Eén loket
Het belangrijkste uit dat plan is dat ze naar buiten toe ‘als zijnde één’ gaan optreden, zo stelt het uitvoeringsplan. ‘De dienstverlening wordt benaderd vanuit de keten en niet meer vanuit de organisatorische eenheden,’ staat in het plan. Zo moet bijvoorbeeld alle informatie op één platform terug te vinden zijn en willen de diensten de informatie gaan toespitsen op de gebruiker. Dit kan onder andere door ‘gebruik te maken van wat we weten van die persoon en zijn gedrag op het intranet’ en ‘de gebruiker zelf aan te laten geven welke onderwerpen voor hem relevant zijn’, zo is te lezen in het plan.
Een veelgehoorde klacht is nu dat vaak niet duidelijk is waar studenten en medewerkers moeten zijn met een bepaald probleem. Dat moet over een paar jaar verleden tijd zijn, want ‘er komt één loket voor alle vragen en verzoeken’.
Kernteam
Om die verandering te bewerkstelligen wordt een ‘kernteam’ samengesteld. Dat bestaat uit een management-lid van elke dienst, plus een communicatieadviseur. Zij gaan ‘actief sturen op de implementatie van de verandering’ en leiding geven aan een aantal ‘verbeterteams’. In die teams worden deskundigen van diensten en faculteiten samengezet om de daadwerkelijke verbeteringen door te voeren.
Dit jaar gaat het kernteam al vaststellen hoe het ‘opdrachtgeverschap’ vanuit het bestuur en de faculteiten ingericht moet worden, met andere woorden: hoe gaan de diensten enerzijds en de faculteiten anderzijds met elkaar communiceren en wat verwachten ze van elkaar. Ook gaat het kernteam al aan de slag met hoe de resultaten van de verandering achteraf getoetst kunnen worden. Volgend jaar zouden de diensten dan anders moeten gaan werken en in 2019 moeten de eerste effecten meetbaar zijn. Drie jaar later moet het uitvoeringsplan gereed zijn.
Definitief besluit in het najaar
Dit plan is opgesteld door de directeuren van de vier diensten, in overleg met mensen binnen de faculteiten. Het UvA-bestuur heeft het vlak voor de zomer besproken in een vergadering, laat woordvoerder Yasha Lange weten. ‘Het bestuur kan de uitgangspunten onderschrijven, maar vindt wel dat bepaalde zaken uitgewerkt moeten worden. De richting is echter goed, dus een aantal projecten kan al worden begonnen.’ Het plan wordt in het najaar besproken met de decanen en de bedrijfsvoerders van de faculteiten. Ook wordt het nog ter informatie aan de UvA-medezeggenschap worden gestuurd, maar die heeft daar geen stemrecht over.
HvA-woordvoerder Manoek Los stelt dat het HvA-bestuur hoopt in oktober 2017 een definitief besluit te nemen. Ook het HvA-bestuur zal het besluit nog ter informatie aan de medezeggenschap sturen.
